【例文あり】退職の申し出を電話で済ますには?知っておきたい注意点

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目次

  1. 【結論】退職の連絡は電話一本でOK
  2. 退職を電話で伝えてもいい2つのケース
  3. 電話で退職を伝えるときの4つの注意点
  4. 電話で退職を伝えるときの例文
  5. 【参考】メールで伝えても大丈夫
  6. 最悪の場合は「電話代行サービス」「退職代行サービス」に依頼するのもあり
  7. 会社への返却物は「郵送」を使う
  8. 【まとめ】退職は就業規則に従い、電話でなく直接が基本
  9. 【番外編】次の仕事は決まっていますか?

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電話一本でOK

「退職の意思を伝えるのが気まずい...」

会社または上司に、直接退職を伝えるのを避けたい人は意外と多いでしょう。お世話になったから言い出しづらい、嫌いすぎて顔も見たくないなど、理由はさまざまだと思います。そんな時に思いつくのが、電話で退職を伝えてもいいのかどうかではないでしょうか。実際、電話一本で退職するのはありなのでしょうか。

結論、退職は電話一本で済ませることができます。直接会社に報告しなければならない、退職届を提出しなければならないなどのルールは、民法や労働基準法のどこをみてもありません。

社会人のマナーとして適切ではないことは知っておく

退職は電話一本で済ませられますが、社会人としてのマナーの観点からいくと、適切ではないでしょう。退職は、自分と会社にとって重要な話になるため、直接相手に伝えるのがマナーです。

できれば出社して退職の意思を口頭もしくは書面で伝える。どうしてもそれが難しい場合は電話で。という風に認識しておきましょう。

円満退職ができないことは覚悟しておく

会社を辞めるとき、もめたくはないものです。しかし、電話だけでは円満退職ができないことは覚悟しておきましょう。直接退職すると伝えるだけでもトラブルになるケースが多いのに、それが電話ともなると「あいつは非常識だ」と相手からの反感を強く買ってしまいかねません。
そのため、できるだけ穏便に退職したい人は、勇気が要りますが直接伝えるようにしましょう。

2つのケースとは

電話で退職を伝えるのはマナー違反です。しかし、少なからず退職を電話で伝えてもいいケースが2つあります。一体どういった状況であれば、退職を電話で伝えても問題ないのでしょうか。

病気で入院して外出が困難

病院のベッド

退職を電話で伝えてもいいケースの1つ目は、病気を患って外出が困難な場合です。何かしらの病気で入院して外出ができず、今後仕事を行っていくことが難しい人は、電話で伝えるしかありません。

上司を病院に呼んで伝えるという選択肢がありますが、それでは上司に迷惑をかけてしまいますし、なにより自分が入院しているところを見られるのは、あまりいい気分ではないと思います。そのため、事情をしっかりと話したうえで退職を申し出れば受け入れてくれるでしょう。

会社に行こうと考えるだけで体調が悪くなる

体調が悪くなる

退職を電話で伝えてもいいケースの2つ目は、会社に行こうと考えるだけで体調が悪くなる場合です。これは、過剰なストレスで心身に悪影響が出ていることが考えられます。頭では、会社に行って直接伝えなければならないと分かっているのに、体がいうことを聞いてくれません。

例えば、上司からの嫌がらせが原因で会社を辞めたい人が、その上司に退職を伝えるのは相当勇気が要りますし、ストレスを感じるでしょう。そこまで自分を苦しめるような人に会いたくないと思うのは当然です。

▼ストレスに悩んだときの相談先はこちら

退職を伝えるときの4つの注意点

電話で退職の意志を伝える時は、なかなか勇気がいることでしょう。緊張して上手に伝えられないかも…と不安になることも考えられるでしょう。

しかし、そのような場合でも、社会人として適切な言い方・伝え方をすることが大切です。これからご紹介する4つのポイントは、確実に押さえておきましょう。

電話で退職の意思を伝える際のポイント

  • 直属の上司に一番初めに伝える
  • 電話で退職を伝えることのお詫びをする
  • 退職理由は「一身上の都合」を貫き通す
  • 会話の内容は念のため録音しておく

1.直属の上司に一番初めに伝える

退職を伝えるときは、必ず直属の上司に一番初めに伝えましょう。上司より上の立場の人に先に話がいってしまうと、上司の管理能力が問いだたされて余計に迷惑をかけてしまうことも。もし、それが原因で上司から反感を買ってしまうと、まともに話を聞いてくれなくなり、その後の電話でのやり取りが面倒くさくなることがあるので注意しましょう。

もし、上司からの嫌がらせなどが原因でどうしても本人と話したくない場合は、人事部や上司の上司に伝えても問題ありません。

2.電話で退職を伝えることのお詫びをする

少しでも穏便に退職を伝えたい場合は、お詫びをしましょう。「電話での連絡となり大変申し訳ございませんが…」と一言伝えるだけで、一方的に「退職します」といわれるより、相手の感情を逆立てる可能性を小さくできるため、表面上だけでもいいので、お詫びの一言を入れる事をおすすめします。

3.退職理由は「一身上の都合」を貫き通す

退職理由は、「一身上の都合」を使うのをおすすめします。本来の退職理由は別にあると思いますが、あれこれ理由をいうと引きとめにあう可能性がでてきます(例:給与に不満がある→給料をあげる、人間関係に疲れた→違う部署に配属できるよう手配する、など)。

引きとめにあって連絡が長引くのは面倒くさいですよね。本当の理由を伝えなければ退職できないなどのルールはないので、「一身上の都合」を貫き通して深堀りさせないようにしましょう。

4.会話の内容は念のため録音しておく

電話で退職を伝えるときは、後々起こりえるであろうトラブル防止のために、念のため会話の内容を録音しておきましょう。電話は口頭だけでのやり取りになるため、後から会社側が聞いていないと言ってきた場合、証明する手段がありません。

スマホの録音アプリを使えば、通話の録音は難しくありませんので、何かあった時のために記録を残しておく事をおすすめします。

電話で退職を伝えるときの例文

電話で退職を伝えるときの例文【1】

「お疲れ様です。○○です。急なご連絡となり誠に申し訳ございませんが、一身上の都合で退職させていただきたく存じます。本来であれば出社してお伝えすべきところを、お電話という形になり大変申し訳ございません」

電話で退職を伝えるときの例文【2】

「お疲れ様です。○○です。しばらく出社できずに、大変申し訳ありません。休暇中に悩んだ結果、仕事を続けるのは難しいという結論にいたりました。退職届は後日郵送にて送らせていただきますので、よろしくお願いいたします」

例文を2つ紹介しましたが、当然ながらこれだけで終わるとは考えにくく、電話の向こうにいる上司から色々と質問されることでしょう。場合によっては止められる事もあるかもしれません。

また、退職の意思が受理された場合にも、会社への返却物や手続きなどが発生するケースもあるでしょう。そのあたりはきちんと手続きを踏んだうえで退職しましょう。

メールで伝えても大丈夫

「電話できちんと退職の意思を伝えられるか不安」「ハラスメントを受けていて、電話越しに話すのも怖い…」など、特別な事情がある場合は、メールで退職を申し出ることも検討してみましょう。

文面作成のコツや注意点は、基本的には電話で伝えるときと同じです。上記の電話例文を参考に、メールの形式に合わせて送信すれば大丈夫です。

忙しいタイミングは避ける

ただし、メールで退職を伝える際には、いくつか注意するべきポイントもあります。まず、忙しい時間帯や繁忙期にメールで退職を申し出るのは避けた方がベター。直属の上司が忙しいと、退職申し出のメールを見逃されてしまう可能性があるためです。できる限り忙しいタイミングを避け、確実にメールを読んでもらえるようにしましょう。

また、メールを確認した上司から確認の電話がかかってくるケースも。結局、メールだけで退職の連絡が済むかどうかは、会社・上司の状況やタイミングなどに左右されますので、その点はご注意ください。

退職届

自分で伝えるのが面倒くさいという人や、会社の誰ともこれ以上話したくないという人がいると思います。そんな人は、両親に頼むのもひとつの手です。親が子どもの退職を会社に伝えるのは、決して珍しくありません。また、多額な料金がかかりますが「電話代行サービス」というのもあり、プロのオペレーターがあなたの代わりに退職を会社に伝えてくれます。

退職代行業者には、大きく分けて「弁護士」「民間企業」「労働組合」3つの運営・提供元があります。
それぞれ対応できる範囲や費用の相場などが変わってくるので、あなたの状況に合った退職代行業者を選びましょう。
ここからは、エージェントBOXおすすめの退職代行サービス6選をご紹介します。

弁護士法人みやびの退職代行サービス

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また、他業者へ依頼されて、退職は出来たが、トラブルになってしまい、弊所へご相談いただくケースが出ております。

料金目安:相談料無料、着手金55,000円(税込)、オプション費用・回収額の20%(残業代・退職金請求など)

退職代行Jobs

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退職代行Jobs
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退職代行ニコイチ

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女性の退職代行サービス【わたしNEXT】

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料金目安:アルバイト・パート(社会保険未加入)¥19,800(税込)、正社員・契約社員・派遣社員・内定辞退など¥29,800(税込)

男性の退職代行依頼サービス【男の退職代行】

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退職代行ガーディアン

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退職代行ガーディアン
地域 全国 対象年齢 10代〜50代
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  • 労働者のために運営されている組織のため【簡単/低価格/確実】を”唯一”合法的に可能

退職代行という労働問題において一般法人(株式会社など)と弁護士の強みを”唯一”持つ存在で、
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郵送イメージ

退職をするときは、会社に健康保険証やIDカードなどを返却しなければなりません。しかし、電話で退職するとなると、どう返却すればいいか悩みますよね。返却物は、すべて郵送で済ませるといいでしょう。そのときは、会社からの指示に従って、返却漏れのないようにしてください。

反対に、会社から受け取るべきものもの(源泉徴収票や健康保険資格喪失証明書など)も郵送で届くでしょう。此方は退職時にきちんと手続きをしておかないと、後々に面倒な事になりますので忘れないように気をつけましょう。

退職を電話で伝えるときの注意点や例文をご紹介してきましたが、いかがでしたか。退職理由は「一身上の都合」を使う、電話で退職を伝えることのお詫びを入れるなどを守るだけで、スムーズに退職できるでしょう。

しかし、電話で退職を済ますのはマナーとして適切ではない、ということは前提として知っておいてください。円満退職ができない覚悟のある人だけ、電話で退職を済ませましょう。

基本的には就業規則に従って、会社の定めた退職方法をとるのがルールです。

就業規則に従おう
次の仕事は決まっていますか?

電話もしくは他の方法で無事に退職することができたその先の話ですが、次の仕事は決まっていますか?

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